Episcopal Church Foundation Vestry Papers - for leading congregations

Hace justo un mes, Grace Episcopal Church valerosamente reencarnó “A Grace Home Companion,” un simulacro de programa de radio similar a “A Prairie Home Companion”. Juntos nos reímos a los comentarios locales y de las cosas que pasaron en los albores de la feligresía, mientras que balanceábamos platos con pastel y tazas de café en nuestras rodillas. Juntos celebramos veinte años como iglesia.

En las semanas anteriores al corte del pastel, busqué archivos impresos, cuadernos y viejos archivos de computadora para ver cómo nuestras diversas publicaciones habían evolucionado a lo largo del tiempo. A medida que fue mejorando la economía y que Grace fue creciendo, las comunicaciones florecieron. Y después, a medida que la economía fue decayendo, también lo hizo nuestro presupuesto. Reducciones en copias en color y ajustes generales del cinturón pasaron a ser recortes radicales.

Lo que somos ahora, visualmente, es una acumulación de muchos pasos, innumerables reuniones, demasiadas horas y mucho amor. Nuestro sitio web refleja quienes somos. Nuestro eNews llega a las vidas de los miembros, manteniéndolos al día. Nuestros encartes en el boletín y volantes hacen lo mismo para los visitantes y los miembros que prefieren lo impreso a lo electrónico. Nuestros folletos dan voz a los maravillosos ministerios que florecen en nuestra comunidad. Tengo mucho trabajo y estoy permanentemente agradecida por ello.

Cuando nuestro presupuesto requirió que el puesto de comunicaciones se redujera a la mitad, el director que había puesto tanto empeño y dado tanto de sí mismo renunció. El puesto se dejó intencionalmente vacante por unos meses para permitir que el personal y el liderazgo se adaptaran al cambio y buscaron redefinir y rol y sus prioridades.

En enero, consciente de los problemas, intervine. Aunque parezca raro, en medio de toda esa pérdida vi oportunidades. ¿Cómo puede seguir Grace brillando en la mitad del tiempo? ¿Se puede mantener la calidad y el alcance de las comunicaciones con menos horas?

Simplicidad mediante la eficiencia

Como artista gráfica con capacidad inusual de organización, mi primer paso fue fijarme en las tareas específicas y ver si se podían simplificar. Un buen ejemplo es nuestro boletín Constant Contact. Para ahorrar tiempo, nuestro eNews ahora tiene 1 ó 2 materiales gráficos por semana. Uno da la tónica al principio y el otro pone de relieve lo que se está mostrando en La Galería en Grace. A pesar de nuestro amor a la poesía, eso también se tuvo que reducir. Nuestro eNews es lo que dice que es: noticias publicadas electrónicamente con algunos pincelazos de color. Tal vez no tan bonito como antes, pero todavía es muy efectivo.

Brillar en los detalles

Mi larga experiencia en la producción de revistas me enseñó la eficiencia de las plantillas, las hojas de estilo y un buen corrector. El diseño empresarial me transmitió el valor de emplear un mismo conjunto de fuentes, colores y estilos gráficos en los diferentes medios, especialmente en tiempos de cambios. Mi experiencia personal como artista me recordó – y me sigue recordando – el poder transformativo de crear algo hermoso, incluso en lo mundano. A veces es tan sencillo como buscar la fotografía adecuada.

Convertir para el mayor “nosotros”

Basándome en mi experiencia anterior, necesitaba ver los procesos y el flujo de trabajo actuales. Para permitir que otros llenaran algunas lagunas y facilitar el proceso para nuestros voluntarios, empecé a convertir encartes y volantes sencillos de Adobe InDesign a Microsoft Word. No me malinterpreten, por supuesto que prefiero InDesign, pero al crear plantillas en un programa común tenemos una apariencia y una sensación similares independientemente de quiénes creen los documentos.

Estimular el liderazgo

En todo proyecto, cumplir con las fechas límite y los números de palabras es la mejor manera de reducir el tiempo que lleva hacer correcciones y diagramar el contenido. Para el encarte impreso del boletín y para eNews, eso significa que el material debe llegar a más tardar el martes a mediodía para que nuestro voluntario lo corrija el miércoles. En un mundo ideal, todo queda listo el jueves a las 2 de la tarde.

En cuanto a los “proyectos especiales”, Bill, nuestro rector, está pidiendo que todos limiten sus pedidos a lo que es realmente esencial y a lo que está definido claramente en la descripción de mi trabajo. Esto es difícil. Para cumplir con las expectativas y el flujo de trabajo, el personal y los líderes está creando plazos de planificación más prolongados y haciendo entender a la gente que hasta los “pequeños” proyectos llevan un mínimo de 2 ó 3 horas.

Cambiar las expectativas ha demostrado frecuentemente que es uno de nuestros principales desafíos. Eso no debe sorprender a nadie, Después de todos, sólo estamos siendo nosotros mismos. ¡Grace es un lugar creativo y dinámico al que le encantan los detalles ingeniosos! Si bien nuestro presupuesto y tiempo han sido reducidos, la necesidad de comunicarse permanece igual.

Hasta la fecha no nos hemos expandido en línea como lo habíamos previsto, nuestra revista anual todavía está en pañales y nuestro sitio web necesita un poco de actualización y atención. Mientras que continúo en mi búsqueda de tiempo, me recuerdo a mí misma que el cambio viene a pasitos. Con 15 horas semanales el progreso es lento pero seguro. A lo largo del camino atesoro los encuentros fortuitos con cosas bellas: un poema, una foto, un pasaje de las Escrituras que dice lo preciso, un feligrés que viene a saludarnos o a darnos las gracias.

En Grace, creemos que hay oportunidades latentes en todos los rincones, incluso en los grandes recortes presupuestarios. Al entender eso, abrimos paso a la divina sabiduría que florece con la edad… incluso a los sólo veinte años. Mary Kay Thompson es coordinadora de comunicaciones en Grace Episcopal Church,
Bainbridge Island, Washington.