Episcopal Church Foundation Vital Practices - Vestry Papers - Communications: Tried, True, & New

July 2012
Communications: Tried, True, & New

Poner las Comunicaciones a Punto

Bob Williams

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Pruebe el trabajo en equipo en 8 pasos sencillos

¿Le hace falta afilar las herramientas de comunicación de su feligresía?
¿Tal vez le gustaría prepararse para el otoño y los programas del nuevo año? Aquí tiene sugerencias de la clase Media in Ministry (Medios en Ministerios) en Bloy House, la Escuela Teológica Episcopal en Claremont, California.

Paso 1: Reúna su equipo, empezando por el clérigo a cargo, el secretario de la iglesia, un coadjutor y un especialista en comunicaciones voluntario o del personal como un grupo central de encargados de realizar cambios. Reúnanse regularmente y consideren su labor como una disciplina espiritual en una “comunidad de práctica”. Inicien todas las reuniones con oración y reflexión y escuchen lo que el Espíritu esté diciendo a su feligresía.

Paso 2: Haga coincidir sus destrezas y necesidades. Piense en su feligresía: ¿Quién en su equipo es el mejor en mensajería? ¿Tecnología? ¿Quién cumple con las fechas límite y mantiene el boletín electrónico en movimiento? ¿A quién más hay que invitar a la mesa? ¿Hay fotógrafos voluntarios que pueden proporcionar fotos y videos? ¿Hay feligreses que trabajan en los medios locales? ¿Quiénes son los encargados de relaciones públicas? Una a esas personas como el grupo de trabajo de comunicaciones y la sinergia resultante puede ser un verdadero don para todos los participantes.

Paso 3: Ponga sus teléfonos inteligentes sobre la mesa y hable acerca de los motivos por los que la tecnología móvil es la ola del presente. Si su feligresía no tiene un sitio web o una presencia en los medios sociales, necesita ambos urgentemente. Si bien es cierto que algunos feligreses no están en línea, las estadísticas demuestran que la mayoría de los recién llegados a las feligresías visitan sus sitios webs antes. Es por eso que de muchas maneras una página web es la puerta de entrada a la feligresía. ¿No tiene un sitio web? Google, Word Press, el programa de bajo costo de sitios web del Centro de la Iglesia Episcopal y DigitalFaith.org ofrecen soluciones instantáneas. (Nota: Digital Faith ofrece un sistema de manejo del contenido en español). Siga leyendo para obtener información sobre opciones de medios sociales.

Paso 4: No espere hasta que haya una crisis para crear un plan de comunicaciones. En resumidas cuentas, toda feligresía necesita contar con una persona dispuesta a asistir a sesiones de “capacitación de medios” impartidas por un profesional cualificado junto con el rector, el párroco o el sacerdote a cargo. (El papel de la persona laica es claramente esencial cuando un sacerdote fallece inesperadamente o enfrenta alegaciones de mala conducta). El manejo de las crisis es un componente fundamental de todos los planes integrales de comunicación de las feligresías. El plan general también debe identificar los públicos a los que se dirige, así como la demografía del barrio (vea Percept Link2Lead.com o MissionInsite.com); contar con objetivos mesurables para el año; elaborar pasos prácticos para alcanzar esos objetivos; tener un presupuesto; y, preparar un calendario a más largo plazo para identificar los próximos grandes eventos. La Diócesis del Sur de Ohio (diosohio.org) y la Diócesis de Texas (epicenter.org) ofrecen recursos en línea para la planificación de las comunicaciones.

Paso 5: Planifique la tarea, ponga el plan en práctica y evalúe. Empiece por tareas básicas y manejables, como poner al día ítems en el calendario en el sitio web de la feligresía. Fije objetivos razonables para enviar mensajes uniformes por todas las plataformas: el boletín del domingo y los anuncios, el boletín electrónico semanal, el sitio web, los medios sociales, etc. Mire hacia el futuro y diseñe una estrategia para enviar ideas de notas a representantes de los medios locales, recordarles algunas de las mejores oportunidades para sacar fotos en diferentes temporadas para los medios impresos y la televisión, tales como la bendición de los animales, la decoración con ramas verdes, las “cenizas para llevar” en Cuaresma, etc. Cree responsabilidad verificando en las reuniones de su grupo que todos los miembros, tanto remunerados como voluntarios, cumplan con los objetivos que les asignaron. Adapta su trabajo al tamaño de su feligresía. Pida a su funcionario de comunicación diocesano que comparta ideas y colaboración. No olvide evaluar regularmente: retenga lo que esté funcionando y deshágase de lo que no funcione.

Paso 6: Equilibre los medios impresos y en línea. La mayoría de las organizaciones sin ánimo de lucro luchan con las decisiones sobre lo que se debe publicar en línea y en papel. Al intentar salvar árboles y dinero, las iglesias deben evitar perder el contacto con personas clave, especialmente con los donantes. Una “mejor práctica” combina un boletín semanal por correo electrónico (enviado por medio de Constant Contact), poner algo todos los días en Facebook y folletos impresos los domingos con anuncios en pdf aptos para ser enviados por correo electrónico y para ponerlos en línea. Enviar ocasionalmente cartas o tarjetas por correo ordinario también añade valor. Para las feligresías que todavía no son expertas en poner videos y fotos en línea, fije objetivos para aprender a usar YouTube y aplicar estas tecnologías. Los grupos de jóvenes son un excelente recurso para impulsar este proceso.

Paso 7: Busque coherencia en las marcas y los temas. ¿Tienen los sitios web, los materiales impresos y los letreros de su feligresía la misma “apariencia y sensación”? Si no, es hora de que invierta un poco de energía y conocimientos en el uso coherente de un logotipo sencillo, un eslogan y un estilo gráfico. Por ejemplo, visite Trinity Wall Street (trinitywallstreet.org) y note el logotipo arqueado, el tipo de letra y el eslogan “for a world of good” (“para un mundo de bien”). Vea también lo que All Saints’, Beverly Hills (allsaintsbh.org), logró con la coherencia entre plataformas con el eslogan “a year of compassion” (“un año de compasión”).

Paso 8: Tenga éxito en los medios sociales y en el ministerio digital. Sí, una congregación está bien servida con una hoja de simpatizantes en Facebook y un “feed” en Twitter. Nuestra clase en Bloy House aprendió recientemente de la experta en medios digitales Elizabeth Drescher que el éxito en los medios digitales comienza con el desarrollo y el mantenimiento de relaciones transformadas en algo tan interesante y atractivo que los participantes regresan regularmente a ellas para continuar la conversación. Empiece con cosas sencillas, como “únase a una oración contemplativa hoy a las 7 de la tarde” o “recorra el laberinto este domingo”. Evite el distanciamiento “ellos-nosotros” que crean los mensajes como “únase a nosotros” o “lea nuestro boletín”; pruebe ser invitador sin caer en un tono que transmita “usted no es realmente nosotros”. En Facebook, visite “St. John Chrysostom Church, Rancho Santa Margarita, California,” para encontrar ejemplo de notas dinámicas. Y lea los excelentes libros y artículos de Elizabeth Drescher.

Para recapitular, el trabajo en equipo es fundamental en todos los pasos. Felicitaciones a las diócesis y seminarios que están colaborando para enseñar nuevas destrezas para alcanzar los objetivos consagrados de todas las comunicaciones eclesiásticas: formar comunidad y crear significado.

Robert Williams es canónigo de relaciones comunitarias de la Diócesis de Los Angeles. Es profesor de comunicación en Bloy House y fue director de comunicaciones en el Centro de la Iglesia Episcopal en Nueva York. Ha trabajado en medios basados en la fe por 30 años.

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