Episcopal Church Foundation Vestry Papers - for leading congregations

La vida de un tesorero de iglesia es dura… lo sé por experiencia propia. El haber sido tesorero de St. Anne’s en Ankeny, Iowa, desde 2002 hasta fines de 2011, me enseñó las dificultades del rol. Durante ese tiempo probé un número de cosas para facilitar mi trabajo, principalmente porque no sabía lo que estaba haciendo (mi única experiencia antes de ser tesorero había sido hacer cuadrar mi chequera), pero también porque sabía que tenía que haber un método más sencillo.

Comparto algunas de mis experiencias con la esperanza de que puedan ayudar a otros tesoreros novatos.

Use software profesional de contabilidad

Vine a este trabajo casi completamente a ciegas… sin conocimientos de contabilidad y menos de seis meses después de haber encontrado nuestro nuevo hogar eclesiástico en Ankeny.

Cuando recién empecé estábamos usando el antiquísimo software Contabilidad Episcopal basado en DOS. Algo simplemente no tenía sentido cuando descubrí que la manera de ingresar un cheque de la colecta al sistema era una serie de números codificados en una pantalla en blanco. Y cuando el tesorero anterior mencionó que deberíamos pedirle al programador jubilado que volviera a trabajar por un tiempo para obtener una versión que se pudiera cargar empleando Windows 2000, esa fue la gota que rebalsó el vaso. Necesitaba informarme más, esa no era manera de empezar.

Así que mi primera gran tarea fue instalar un programa de contabilidad respaldado profesionalmente en la computadora de la iglesia. Yo no era contador y jamás había usado un software de contabilidad. Tenía montones de cosas que aprender, además de actualizar el software y los libros.

Nuestra primera compra fue Intuit’s Quickbooks. Una vez que estuvo cargado organicé las cuentas de manera similar al Sistema de Contabilidad Episcopal. El paquete de software Quickbooks era excelente para la contabilidad básica, pero claramente NO era suficiente por sí solo para las necesidades de la iglesia. Específicamente, no tenía un método incorporado para dar seguimiento a las promesas de donativos y a los donativos. Traté de incorporar algo, pero nada funcionó.

Oímos sobre una demostración del software ServantPC’s Servant Keeper y asistimos a ella. Ese era el eslabón perdido… Servant Keeper estaba diseñado para manejar donativos y depósitos de la iglesia semanalmente y después exportarlos directamente a Quickbooks. Usamos Quickbooks para presupuestos, informes de la junta parroquial, cuentas, cheques y múltiples cuentas y tipos y Servant Keeper para gestionar y dar seguimiento a los miembros, los donativos y las promesas de donativos (que en la mayoría de los casos requiere cuentas múltiples por ofertorio), direcciones y otra información pertinente sobre los feligreses.

Desde nuestra perspectiva, el precio de estos programas era razonable. Compramos Quickbooks Basic por unos $100 (probamos las versiones Premier y Non-Profit y no nos pareció que justificaban el costo adicional). Empezamos con la versión de iglesia pequeña de ServantKeeper, también por unos $100, pero después pasamos a la versión de 250 miembros para manejar a los visitantes, a todos los miembros de la familia y a los donantes externos. Creo que costó otros $100, pero sólo actualizamos una vez cada 3 ó 4 años, así que esos costos bien valieron la pena. Ambos son fáciles de usar y de enseñar a usar, están respaldados profesionalmente por teléfono y funcionan bien juntos para facilitar muchísimo el trabajo.

Implemente retiros automáticos

Un día me fijé en mi chequera personal y vi que había girado cheques para la iglesia y que eso era todo. No me resultaba cómodo buscar mi chequera los domingos antes del servicio religioso y debido a que no siempre asistía, de tanto en tanto me encontraba semanas atrasado en mi promesa de donativos.

Es embarazoso para un tesorero admitirlo….

Pero, siendo el tesorero, tenía algo que decir sobre cómo podríamos solucionar este problema. Me pregunté si otros tenían ese mismo problema y descubrí que el cumplimiento de nuestras promesas de donativos oscilaba anualmente entre el 80% y el 93% para todas las promesas de donativos combinadas de la iglesia. No sólo esa gran variación causaba anualmente una gran confusión en los presupuestos, sino que también representaba una reducción significativa de nuestro ingreso planificado. Por ejemplo, en 2008 nuestra cifra real fue $19,000 inferior a la cifra prometida y $15,000 inferior en 2009. No sólo esas eran grandes cifras, sino que variaban en miles de dólares de un año al otro aparentemente al azar.

Para tener eso en cuenta graficamos los resultados históricos y por varios años empleamos cifras del 92.5% para nuestros presupuestos. Enviar liquidaciones más frecuentemente a los feligreses ayudó, pero nadie sabía a ciencia cierta cuál sería el ingreso anual. Podíamos ver lo que estaba pasando: en el invierno alguna gente se quedaba en su casa a causa del tiempo. En el verano la gente sale de vacaciones. Y cuando la gente se atrasaba mucho, era poco probable que lo repusiera.

En casa cambié todas mis cuentas a retiros automáticos. El concepto básico del retiro automático es que una persona puede permitir que una empresa o una institución deduzcan automáticamente cantidades de dinero especificadas con anterioridad directamente de su cuenta bancaria a intervalos periódicos. Yo me sentía cómodo con el método y sabía que eso me facilitaría la vida personalmente como feligrés.

El equipo de liderazgo de la iglesia estaba interesado en explorar un sistema de retiros automáticos para pagar las promesas de donativos. Uno de los principales impedimentos era el aspecto espiritual de donar en nuestra iglesia litúrgica: si los feligreses no ponían sus donativos en el plato del ofertorio, ¿cómo se bendecirían sus donativos? No sabía qué hacer hasta que descubrí las coloridas tarjetas laminadas que decían “Dono electrónicamente” (“I give electronically”), en (http://www.ecfvp.org/yourturn/electronic-giving-card-for-offering-plate/) empleadas por la Iglesia Metodista local. Estas tarjetas dan a los feligreses algo que poner en el plato de la colecta que posteriormente podría ser bendecido con los demás donativos.
Nuestro próximo paso fue hablar con nuestro banco local para que nos ayudara a instalar este método. Cuando no parecieron estar interesados, decidimos acudir a otra parte. Después de haber hablado con otros bancos locales, encontramos uno que ofrecía este servicio por una pequeña cantidad y que parecía cuadrar bien con la iglesia.

Trabajamos con este nuevo banco para trasladar las cuentas e instalar retiros automáticos para nuestra iglesia. Varios de nosotros recibimos capacitación para preparar los formularios con los feligreses y el método para solicitar cambios y añadir o borrar información. Debido a que los formularios no estaban diseñados para uso en iglesias, eran un poco confusos para los feligreses. Para facilitar la inscripción, el secretario y yo llenamos casi todos los formularios, dejando que los feligreses pusieran la cantidad, nos entregaran un cheque cancelado y firmaran sus nombres. Para mantener las cuotas del banco bajas, ofrecimos retiros automáticos hasta dos veces por mes (el primero y el quince de cada mes).

El primer año, el 40% de nuestros feligreses se inscribió; el sistema prácticamente no había tenido problemas. Hubo un cambio inmediato – y positivo – en nuestro ingreso de promesas de donativos y una nueva estabilidad en nuestro presupuesto. Antes de los retiros automáticos habíamos tenido ciertos meses en que la escasez de fondos nos había forzado a aplazar el pago de sueldos, pero ese problema había desaparecido.

En la actualidad, cerca del 60% de nuestros feligreses que prometieron donativos emplea los retiros automáticos. No todos se sienten cómodos donando de esta manera, pero está bien, porque muchos de sus miembros asisten regularmente a la iglesia. En 2013, habíamos tenido tres años consecutivos con ingresos de promesas de donativos que superaron el 100%.
Con el 100% entrando regularmente, no teníamos que utilizar más porcentajes teóricos de ingresos de promesas de donativos para preparar nuestros presupuestos. En lugar de ello, empleamos la cantidad exacta prometida (que equivale a miles de dólares más en la parte de nuestro presupuesto proveniente de nuestros ingresos). Todavía hay algo de incertidumbre en el ingreso de la colecta dominical, pero esto ha demostrado ser más estable a lo largo de los años y, además, es sólo una parte menor de la cifra de donativos.

Aprenda a delegar responsablemente

Poco después de convertirme en tesorero, hallé que estaba dedicando más de cuatro horas semanales a hacer todas las cosas que había que hacer. Eso no incluía el culto y otro tiempo que dedicaba a la iglesia, y noté rápidamente que mi nuevo “empleo” estaba compitiendo con otras prioridades importantes. Una de ellas era mi nueva esposa. Yo no tenía ninguna intención de que esta tarea de tesorero se convirtiera en un puesto a largo plazo, pero tampoco sabía cómo resolver el problema. Me había comprometido a hacer el trabajo y recién ahora estaba empezando a entender todo lo que tenía que hacer. Pero no podía continuar de esta manera por mucho más tiempo y no había nuevos tesoreros ansiosos por ocupar mi puesto.

Lo primero que ayudó fue identificar las cosas de las cuales yo era responsable como tesorero. Si me atropellara un autobús, el próximo tesorero tendría que saber qué hacer. Aquí hay una lista básica de las cosas que parecían caer bajo mi jurisdicción:

• Depósitos semanales y seguimiento de la colecta dominical
• Girar cheques y pagar cuentas semanalmente
• Supervisar semanalmente las cuentas y las transferencias de y a los ahorros
• Preparar informes mensuales para la junta parroquial
• Reconciliar mensualmente la cuenta bancaria
• Preparar los cheques de pago mensuales y efectuar las retenciones correspondientes
• Enviar liquidaciones trimestrales a los que prometieron donativos
• Preparar planillas de impuestos trimestralmente relativas a las retenciones impositivas de los empleados
• Preparar el informe del tesorero para la reunión anual
• Enviar anualmente formularios W-2 a todos los empleados
• Preparar el presupuesto anual
• Preparar la parte financiera del informe anual a la parroquia
• Asegurar que se complete la auditoría anual

Esa era mucha responsabilidad y algunas de las tareas eran más estresantes que otras. Ésas eran las tareas que, a causa de mis conocimientos limitados, no debería haber estado haciendo, cómo calcular las retenciones impositivas y preparar los formularios W-2 a fin de año. Empecé a preguntar y vi que nuestra Iglesia tenía un vínculo con una compañía de contabilidad local que había realizado nuestras auditorías en el pasado. Después de hablar con ellos, ofrecieron lo que puedo describir como un verdadero don del cielo. Estaban dispuestos a ocuparse de la parte impositiva de la iglesia y a preparar los formularios W-2 a fin de año. Ese fue un enorme alivio, porque realmente no sentía que tenía la capacidad suficiente para realizar esas tareas. La lista de tareas se había reducido en un par de cosas y ahora estaba camino a hacer que mi papel fuera más sustentable.

Pocos años después nuestra Iglesia tomó una secretaria. Otra bendición. Después de haber estado en su puesto por unos seis meses y de haberse alcanzado un cierto nivel de confianza, empecé a pasarle algunas de las tareas semanales del tesorero. Lo hizo lentamente y aseguró que sus horas pudieran incorporar la nueva carga de trabajo. Gracias a este período de capacitación pudo adoptar ciertas responsabilidades semanales dentro de su horario de trabajo original. Yo seguí ayudándola cuando tenía dificultades y repasando periódicamente las cuentas

Anteriormente, ocuparme de los depósitos de la colecta dominical me llevaba media hora o más todos los domingos, un tiempo que mi familia realmente no quería compartir. El dinero en efectivo de la colecta dominical representaba un problema de seguridad con el cual luchamos antes de llegar a una solución. En nuestro nuevo proceso, un miembro de la junta parroquial cuenta el dinero en efectivo de la colecta (una tarea que por lo general lleva cinco minutos) y escribe la cifra en un cuaderno. Esa cifra se compara posteriormente con los depósitos de dinero en efectivo realizados por la secretaria, para asegurar que no se pierda ni un céntimo entre la colecta y el banco. El resultado neto de haber delegado esta tarea fue que ahora tenía más tiempo para pasar con mi familia y ellos no se sentían tan resentidos sobre mi ocupación. Nuestra secretaria sintió que estaba haciendo un trabajo más significativo para la iglesia y que se confiaba en ella y se la valoraba.

Una vez que se efectuaron esos cambios, las tareas de tesorero que yo seguía teniendo que hacer personalmente fueron las siguientes:

• Informes mensuales del tesorero a la junta parroquial
• Cheques de sueldo mensuales con sus retenciones correspondientes
• Informe del tesorero para la reunión anual
• Preparación del presupuesto anual
• Preparación de la parte financiera del informe anual a la parroquia
• Asegurar que se complete la auditoría anual

Lo mejor de todo es que por fin puedo dedicar más energía a tareas de tesorería de mayor importancia estratégica. Por ejemplo, la junta parroquial estaba muy interesada en oír sobre las tendencias de donar y de promesas de donativos, así como el costo de mantener las puertas abiertas y el monto de una promesa de donativo típica en nuestra parroquia. Al tener esta información, la junta parroquial estuvo en mucha mejor posición de evaluar la salud de nuestra Iglesia y de tomar decisiones en consecuencia. Una de las ventajas importantes de una empresa basada en donativos es que el compromiso y la participación se pueden cuantificar, en cierta medida, por las tendencias en los números de feligreses que prometen donativos y en las cantidades totales prometidas. En la mayoría de los casos puede ser difícil usar datos para tomar decisiones eclesiásticas, pero esas tendencias pueden ayudar y no se deben ignorar.

El papel del tesorero puede y debe ser el de principal asesor del liderazgo de la iglesia. No se debe considerar como alguien que se limita a girar cheques y a contar la colecta. Para desempeñar el papel del tesorero al máximo, usted tendrá que identificar las partes de ese papel que más cuenten para la salud de su iglesia y concentrarse en ellas. Encuentre las herramientas que le facilitarán el trabajo, haga todo lo que esté a su alcance para facilitarles la vida a los donantes y delegue tareas, para que se pueda concentrar en lo que realmente importe.

Tyler D. Schleicher es coadjutor senior de St. Anne’s Episcopal Church en Ankeny, Iowa.

Pruebe lo siguiente: ¿Cuál es la diferencia entre las promesas de donativos y los donativos reales en su feligresía? ¿Está preparando su presupuesto basándose en promesas o en la cantidad que recibió en años anteriores? Fíjese en sus datos y calcule el desempeño de las promesas de donativos en los últimos varios años anteriores. Comparta esa información con miembros de su feligresía y explore maneras de cerrar la brecha, por ejemplo ofreciendo retiros automáticos para cumplir con las promesas de donativos. Imprima la imagen de la tarjeta de St. Anne’s “Dono automáticamente” (“I give electronically”), en y comparta cómo se usa para asegurar que todos los donativos estén bendecidos.

Recursos
Basics of Parish Finances, ECF webinar

“Discretionary Funds: Guiding Principles” por Gerald Keucher, ECF Vital Practices

Manual de Métodos Administrativos para los Asuntos de la Iglesia

Modelo de tarjeta “I give electronically” (“Dono electrónicamente”)

QuickBooks www.QuickBooks.com

Servant PC’s Servant Keeper®

“Taking Care of Business” por Anne Ditzler, ECF Vital Practices

“What Vestry Members Need to Know About Church Finance”, la Diócesis Episcopal de Newark http://www.dioceseofnewark.org/sites/default/files/resources/VU Session C-7 Finance Presentation.pdf