Episcopal Church Foundation Vital Practices - Vestry Papers - Vestry Leadership

January 2015
Vestry Leadership

Elevad todas las voces

Anna Olson

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Las reuniones de la junta parroquial pueden ser difíciles en diversas feligresías. La gente vería mucho en personalidad, antecedentes culturales, experiencia de trabajo, preparación educativa y familiarización con la Iglesia Episcopal. Algunos elementos de nuestra experiencia hace que sea probable que algunos se sientan cómodos hablando en las reuniones de la junta parroquial, pero que otros probablemente permanezcan en silencio, incluso si tienen algo que añadir.

Como líderes de feligresías, ¿cómo podríamos ayudar a la gente que de lo contrario permanecería en silencio a sentirse más cómoda sobre añadir su voz a la conversación o a la discusión? A continuación, algunas de las cosas que aprendimos en los 15 años en que trabajé con juntas parroquiales como sacerdote a cargo de diversas feligresías.

Elevad todas las voces

Inicie la reunión con un ejercicio que requiera oír de todos los que se encuentren alrededor de la mesa. Una gran manera de hacerlo es reflexionar sobre un pasaje breve de la Biblia. En St. Mary’s empleamos invitación mutua para asegurar que oigamos de todos los que estén en el salón. La persona a cargo de presidir la reunión invita a alguien a que empiece a compartir, después esa persona invita a otra persona y así sucesivamente.

Iniciar la reunión con estudios de la Biblia que requieren que todos expresen sus ideas hace que la gente se acostumbre tanto a hablar como a escuchar en las reuniones y sienta la expectativa de que se oirán todas las voces.

Mantener vivo el espíritu de “todas las voces” cuando se empiezan a tratar temas específicos puede ser un poco más difícil. Las mejores reuniones de las juntas parroquiales identifican un tema suficientemente importante como para oír la perspectiva de todos los miembros. A veces eso no es posible, pero si se encuentra con muchas reuniones sin nada importante que añadir la agenda, es posible que tenga un problema mucho más profundo.

Idealmente, usted deja saber a la gente por adelantado lo que es “todas las voces” y les da tiempo para pensar sobre este tema y lo que podría contribuir. No todos piensan bien en el instante, es por eso que la invitación mutua también funciona aquí, si bien es posible que tenga que ofrecer una segunda ronda a alguien que desee responder a algo que haya dicho otra persona.

Cuidado con la hoja electrónica

En mi experiencia, no hay nada como la hoja electrónica para hacer tambalear la confianza en sí mismo de hasta el miembro más intrépido de la junta. Hay una gran división entre las personas que manejan hojas electrónicas en la vida diaria y las personas que no lo hacen. Cuando distribuimos hojas electrónicas en reuniones de la junta parroquial con poca o ninguna explicación, hemos silenciado a la mitad de los presentes o a más. Si uno no sabe qué hacer con una hoja electrónica, es difícil que sepa qué preguntar. Información fundamental sobre los recursos y las obligaciones de la Iglesia permanece encerrada en estas intimidantes columnas de números, dejando a la gente elegida para ejercer mayordomía sobre esos recursos y cumplir con estas obligaciones sin una vía clara hacia el futuro.

Mi junta parroquial usa páginas electrónicas. Una hoja electrónica bien diseñada realmente es la manera mejor y más fácil de dar seguimiento a información financiera y de mostrarla. Pero tratamos de no suponer nunca que la manera de emplearls es evidente. Prestamos especial atención a los títulos de las columnas. Empleamos el menor número de columnas posible y elegimos la información más útil. Tratamos de tener una columna que se pueda ver rápidamente para identificar dónde se requiere atención. La columna más útil puede ser la que muestra los gastos hasta el momento como porcentaje del presupuesto hasta la fecha. Si bien a algunos miembros de la junta parroquial les puede resultar difícil hacer este cálculo, todos pueden mirar la columna y trazar un círculo de los números que están muy lejos de 100. Eso nos da un punto de partida para empezar a examinar los gastos y las fuentes de ingresos que no son lo que habíamos esperado que fueran.

Al menos una vez por año realizamos una capacitación para “desenmarañar” las hojas electrónicas. Examinamos las filas de las columnas con la gente explicando la información que contienen. Practicamos encontrar e interpretar varias cifras juntos. Después sentamos la expectativa de que ninguna pregunta es demasiado básica y que esto es algo que hacemos todos en común. Es una buena oportunidad para reconocer los dones de los que ya cuentan con las destrezas necesarias para administrar nuestros recursos desde la perspectiva numérica, pero también para reconocer que los números no son la única tarea encomendada a la junta parroquial.

Prepare el terreno

Cuando envío la agenda de la junta parroquial todos los meses, preparo apuntes, por lo general de unas dos páginas, para una reunión típica de dos horas de duración. Son extraoficiales y están escritas en mi voz de rectora (en lugar de representar una perspectiva oficial de la junta parroquial). Describo todos los ítems en la agenda en un párrafo breve, que contesta algunas o todas de las siguientes preguntas. ¿Por qué estamos hablando sobre esto? ¿Cuál es la información más importante sobre este tema? ¿Qué necesita usted, como miembro de la junta parroquial, para prepararse para esta parte de la conversación? ¿Cuán importante es este tema? ¿Hemos hablado sobre esto anteriormente? ¿En qué quedamos anteriormente sobre este tema? ¿Tenemos que tomar una decisión en esta reunión?

Empecé a hacer estos apuntes para ayudar a los miembros de la junta parroquial a avanzar más rápidamente. Los apuntes ayudan un poco con eso, especialmente para recordar no volver a hablar sobre lo que está en ellos. En lo que realmente ayudan es en darles a todos la posibilidad de participar. Para las personas que tuvieron que faltar alguna reunión, son una puesta al día breve. Para aquellos cuyo idioma natal no es el español, son un contexto de los puntos fundamentales que les ayuda a entender conversaciones en las que todos hablan rápidamente. Para alguien que no sepa con seguridad si entiende algún tema, son una oportunidad para hacer preguntas discretamente antes de la reunión y obtener aclaración. Los apuntes nos dan la oportunidad de iniciar la reunión con información básica compartida.

Nuestras estructuras episcopales -- y los materiales que la Iglesia proporciona para apoyar esas estructuras -- tienden a suponer muchas cosas sobre las culturas y experiencias compartidas. Si su feligresía está constituida por gente que no está pasando mucho tiempo en una sala de juntas durante la semana, tendrá que encontrar maneras de suplementar esas estructuras y materiales. Hallará que bien vale la pena, porque surgen perspectivas importantes y la gente se siente en plena libertad de traer sus dones a la mesa.

Pruebe lo siguiente

A veces en una situación de grupo, en la que unas pocas voces dominan la conversación y la discusión, a otros les puede costar trabajo hablar, mientras que los más tímidos entre nosotros tal vez ni siquiera lo intentan. La invitación mutua es una manera fácil de emplear un proceso que asegura que todos los que deseen hacerlo tengan la oportunidad de hablar. Este proceso funciona mejor en grupos de no más de 12 personas y cuando se tiene el tiempo necesario para permitir que todos hablen.

El líder o la persona designada presentan la pregunta o el tema y después invita a otra persona del grupo a que comparta. Después de que la próxima persona haya hablado, esa persona tiene el privilegio de invitar a otra persona a que comparta. Si esa persona tiene algo que decir, pero todavía no está lista, dice “paso por ahora”, y después invita a otro a que comparta. Eso sigue hasta que todos hayan sido invitados y que todos los que deseaban hacerlo hayan hablado.

La clave de este proceso es escuchar y no responder inmediatamente a lo que otro esté diciendo. Habrá tiempo para responder y hacer preguntas aclaratorias después de que todos hayan tenido la oportunidad de compartir.

Eric H.F. Law ofrece una descripción detallada de este proceso en su serie de tres partes en los boletines de mayo, junio y julio de 2007 del Kaleidoscope Institute.

Anna Olson vive y trabaja en el diverso barrio de Koreatown de Los Angeles, donde se ha desempeñado desde 2011 como rectora de Saint Mary’s Episcopal Church, la única iglesia episcopal japonesa-estadounidense histórica de Los Ángeles. Su interés y pericia en el ministerio parroquial incluye trabajar con feligresías históricas para conectar las necesidades y los dones de nuevos vecinos, crear modelos de liturgia multilingüe y enculturada; liturgia en espacios públicos y crear espacio para que las comunidades marginadas den nueva forma a la iglesia y la revitalicen. Tiene un compañero y dos hijas, domina el español y tiene un cinturón negro de segundo grado en taekwondo.

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