Episcopal Church Foundation Vital Practices - Vestry Papers - Real Basics for Vestries

January 2012
Real Basics for Vestries

El Personal Administrativo

Jeremy Sierra

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Las iglesias a menudo están llenas de secretos. Nada siniestro, sólo detallitos que uno no notaría si no pasara mucho tiempo sentado en el escritorio del recepcionista o en la oficina del administrador de la parroquia. Cosas como recordar darle un empujón a la cancela para que cierre en los días lluviosos o a ese anciano que viene a pedir dinero cada varios días. O tal vez sea el consejo concienzudamente dado por el administrador anterior sobre cómo hacer que el director del coro escoja la música a tiempo para imprimirla en el folleto del domingo.

Por lo general las juntas parroquiales están muy familiarizadas con lo que ocurre en la comunidad, pero pueden no estar tan familiarizadas con los retos que enfrentan a diario los administradores de las parroquias al esforzarse en hacer que la iglesia funcione sin problemas. He sido parte del personal administrativo de un par de iglesias episcopales y tengo algunas recomendaciones sobre la manera en que una junta parroquial puede apoyar al administrador de la parroquia:

1) Comparta lo que está pasando en la iglesia. Si bien esto suena como algo elemental, al igual que en otros aspectos de nuestras vidas no siempre recordamos compartir información con todos los que necesitan tenerla. Para hacer su trabajo bien, el administrador debe estar al tanto de todos los eventos programados en la iglesia, desde las reuniones de la junta parroquial y los ensayos del coro hasta la hora en que vendrá el carpintero a arreglar algo o se entregarán flores. Como me dijo un colega administrador de una iglesia, “El administrador de la parroquia es un agente de tránsito que previene posibles choques”.

Olvidar decirle al administrador sobre una reunión o una entrega no es frustrante únicamente para el administrador. Todos hemos oído historias en las que un grupo esperaba usar un espacio sólo para hallar que se había programado otra actividad en ese espacio al mismo tiempo. ¿Quién no se sentiría frustrado al enterarse a último minuto que alguien iría a limpiar el santuario a la misma hora del ensayo del coro? Esas confusiones se pueden prevenir fácilmente teniendo un punto central – a menudo el administrador de la parroquia – para programar todas las actividades.

2) Ayudar al administrador de la parroquia a sentirse conectado con el lado espiritual de la iglesia. A menudo, el personal administrativo no asiste a la iglesia donde trabaja; hacerlo puede confundir el trabajo y el culto (por ejemplo cuando los feligreses desean hablar sobre los errores tipográficos en el boletín de la iglesia a la hora del café). Si ese es el caso en su comunidad de fe, puede ser útil ofrecerle una orientación al administrador – y actualizaciones periódicas – relacionadas con la visión de la iglesia y la manera en que su rol se relaciona con esa visión. Presentar al administrador a los líderes de la iglesia en horario de trabajo es otra manera de formar conexiones entre el personal administrativo y los miembros de la comunidad de culto.

3) Establecer relaciones jerárquicas claras. En el desempeño de sus funciones, el administrador de la parroquia a menudo tiene una variedad de personas que acuden a él con pedidos y hasta exigencias. Finalmente, el rector es el jefe del administrador de la parroquia. Con pedidos provenientes de la junta parroquial, el personal, el rector y otros en la comunidad de culto, si demasiadas personas (o incluso sólo dos) actúan como supervisor, al administrador le resulta muy difícil funcionar. El rector y el administrador deben sentar prioridades y emplearlas para guiar opciones y establecer límites cuando los pedidos y las exigencias amenazan interferir con el flujo de trabajo esperado.

4) Destinar tiempo para lidiar con las interrupciones en el día de trabajo. El administrador de la parroquia está siendo interrumpido constantemente. Todos los días están llenos de teléfonos que suenan, conversaciones con visitantes, ruegos de ayuda de hombres y mujeres sin hogar y pedidos de último minuto. Si bien esas interrupciones son parte del trabajo y son de esperar, también tienen un efecto sobre la habilidad del administrador de hacer las cosas. Si los miembros de la junta parroquial están conscientes de ello, pueden tenerlo en consideración cuando solicitan que se copien informes o se hagan llamadas telefónicas, así como entender por qué los pedidos de último minuto no siempre se pueden cumplir.

5) Apoyar al administrador de la parroquia cuando tiene que decir ‘no.’ Los administradores más efectivos trabajan en un horario: pagar las cuentas los lunes, imprimir los boletines los jueves, etc. Reconocer y entender que para no atrasarse en su trabajo el administrador a veces tiene que decir “no” o al menos “¿Lo puedo hacer en otro momento?” puede ayudar a que la oficina de la iglesia funcione sin problemas. Al hacer pedidos, la junta parroquial debe tratar de respetar el horario del administrador, de la misma manera en que el administrador respeta el horario de la junta parroquial. Por supuesto que siempre habrá cosas de último minuto, pero dar al administrador suficiente tiempo, en la medida en que sea posible, para preparar envíos por correo, boletines especiales y otras tareas grandes que surgen a lo largo del año hace que todos estén más contentos.

6) Proporcionar equipamiento actualizado a la oficina. La calidad del equipamiento de la oficina tiene un gran impacto sobre el funcionamiento de la oficina. Una copiadora que se traba constantemente puede hacer que un trabajo que debería ser fácil sea abrumador y una computadora lenta puede hacer que la creación del folleto del servicio religioso sea exasperante. Actualizar el equipamiento y el software puede no parecer una alta prioridad, especialmente si el presupuesto es reducido, pero el gasto bien vale la pena. Invierta un poco más en software y equipamiento y no sólo se ganará el afecto de su administrador, sino que él estará mucho menos tentado a arrojar su computadora por la ventana.

7) Ofrecer descripciones de trabajo completas para todos los cargos administrativos. Esto significa tener una descripción del empleo clara y realista. Si la mitad del trabajo es “otras tareas según se le asignen” eso puede convertirse en algo rígido y difícil de priorizar. Otro administrador de una iglesia me sugirió un ejercicio excelente: comparar de vez en cuando la descripción original del empleo con lo que el administrador realmente está haciendo. De esa manera todos están conscientes del alcance y del número de tareas que conlleva el empleo. El trabajo del administrador puede cambiar de tanto en tanto, por supuesto, pero todos deben estar conscientes del cambio en su debido momento. Eso también significa comunicarse honesta y claramente cuando las cosas no están yendo bien, por cualquier motivo. Es tentador ser siempre amable, especialmente en una iglesia, pero evitar las conversaciones difíciles por lo general termina en permitir una acumulación de frustración y confusión.

Es muy probable que el administrador de su parroquia tenga cosas que añadir. La comunicación es el pilar de la tarea de administrar una parroquia, así que dé al administrador de la parroquia una oportunidad de hablar con usted sobre el trabajo y, a su vez, dígales sobre la iglesia y por qué usted es parte de ella. Cuando la junta parroquial se comunica clara y frecuentemente con el administrador de la parroquia, él puede mantener a todos informados, ayudar a que la iglesia funcione sin problemas y a que realice la importante labor de edificar el reino de Dios.

Jeremiah (Jeremy) Sierra tiene un título de redacción creativa de The NewSchool y siete años de experiencia administrativa, la mayor parte de ella como administrador parroquial de iglesias episcopales. También es redactor y cofundador de Episcorific y contribuye a Huffington Post.

Recursos en ingles: