Episcopal Church Foundation Vital Practices - Vestry Papers - Finance and Administration - Auditorías: Práctica de controles internos

May 2014
Finance and Administration

Auditorías: Práctica de controles internos

Martha Goodwill

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En este día, el rector abrió la correspondencia.

Por cerca de 30 años, St. Harriett’s había tenido el mismo tesorero. Él abría la correspondencia, giraba todos los cheques y reconciliaba las cuentas bancarias. Verificaba que se pagaran las cuentas y hasta ayudaba a que la iglesia comenzara a crear un legado. Pero en este día, el rector abrió la correspondencia y lo que halló fue una enorme, prácticamente insalvable deuda con el Departamento de Rentas Internas (IRS). No se habían depositado los impuestos sobre las nóminas de pago.

Esa fue una lección muy dura de aprender sobre los controles internos. Sin embargo, los controles internos son el aspecto más importante de una auditoría. Con personal reducido y formado principalmente por voluntarios, muchas de nuestras iglesias dependen del mismo pequeño grupo de feligreses para que se ocupen año tras año de los asuntos administrativos de la iglesia. En la mayoría de los casos eso funciona bien y no causa problemas, pero cuando hay problemas las consecuencias pueden ser serias.

¿Qué queremos decir con controles internos? Estas cuatro acciones recomendadas son un buen punto de partida:

Escuchar

En la mayoría de las auditorías, escuchar es tan importante como repasar el flujo de documentos. Escuchar la narrativa de la manera en que manejan las colectas de los domingos, por ejemplo, puede revelar que hay una sola persona que cuenta el dinero, indica los aportes en los datos de los feligreses y lleva el dinero al banco. Este es un ejemplo obvio de debilidad de controles internos, pero con sólo añadir uno o dos feligreses para que se hagan cargo de las colectas de los domingos puede salvaguardar en gran medida no sólo el dinero en efectivo, sino también la exactitud de los datos de los feligreses. Asimismo, en el caso de los desembolsos de dinero en efectivo, ¿cuál es la narrativa para pagar las cuentas?

Leer

Si los procedimientos de auditoría que usted está empleando permiten narrativas en sus respuestas, entonces leer la auditoría del año pasado y las sugerencias del auditor anterior que las acompañen puede revelar conocimientos útiles para la auditoria actual. Si no se dio seguimiento a las sugerencias, averigüe por qué no. A medida que progrese la auditoría del año actual, podrá encontrar una solución alternativa a las sugerencias del año anterior.
Otras buenas fuentes de conocimientos son la junta parroquial y las actas de otro comité. Al leer esas actas podrá ver el flujo del año anterior y las dificultades y bendiciones que tuvo la parroquia. Las actas le pueden dar una buena idea general antes de entrar en los detalles de los documentos y permitirle determinar qué asuntos necesitan más revisión. Si la junta parroquial está repasando las liquidaciones financieras mensuales, como debe hacerlo, la asignación de fondos para los cambios reales se explicará en las actas de la junta parroquial o del comité de finanzas. Saber los motivos detrás de esos cambios también puede resaltar las áreas que necesiten más atención.

Combinar

¿Sabe si entidades separadas, que deriven su condición de la iglesia, se deberían incluir en la auditoría anual de la iglesia? Algunas de ellas serían entidades como las Mujeres de la Iglesia Episcopal, los baratillos, las escuelas, el alquiler del aparcamiento, los fondos a la memoria, los fondos de legados y todos los tipos de fondos restringidos. Estas entidades a menudo tienen sus propias cuentas corrientes, cuya actividad se debería combinar con la memoria financiera de fin de año de la iglesia.

A veces una fuente oculta de apoyo a la iglesia puede provenir de una de estas entidades. El análisis y la comprensión del flujo de fondos puede ser una sorpresa para muchos líderes eclesiásticos. Es importante saber si la iglesia se está manteniendo a sí misma con sus propios donativos y colectas o si está dependiendo excesivamente de otras fuentes de apoyo. También es muy importante saber lo opuesto: si la iglesia está subsidiando las actividades de alguna de estas otras entidades para el detrimento de la salud de la iglesia. En resumidas cuentas, es importante ver cómo todas las partes funcionan juntas para que pueda surgir – y se pueda entender – una imagen clara de la salud financiera de todas las entidades.

Dar seguimiento

Volvemos al [párrafo inicial sobre] St. Harriett’s y su problema de la nómina de pagos. Mejores controles internos podrían haber prevenido esa catástrofe. Pero, si los auditores hubieran dado seguimiento a las transacciones de nóminas de pago hasta el banco, también podrían haber visto que no se habían depositado los impuestos de esas nóminas. Las transacciones de nóminas de pagos pueden ser complicadas y a menudo no se les presta suficiente atención en las auditorías. Sin embargo, es un aspecto en que nuestras iglesias tienen una obligación impositiva muy real. Llenar las planillas correctas y realizar los depósitos impositivos precisos es fundamental. El auditor debe insistir en que la persona a cargo de ellos le explique y aclare todas las transacciones, con todas las pruebas necesarias para asegurar que se realizaron depósitos y se presentaron planillas.

La mejor manera en que una iglesia puede protegerse a un precio muy razonable es pasar el procesamiento de su nómina de pagos a los Servicios Episcopales de Nóminas de Pagos. Eso hace que la tarea de informar y pagar correctamente deje de estar a cargo del pequeño grupo de empleados y voluntarios.

Así que, en este día y todos los días subsiguientes, busque y ponga en práctica buenos controles internos. El propósito de las auditorías es asegurar que todo esté en orden, para que la iglesia pueda seguir adelante con sus misiones y ministerios en el mundo.

Martha Goodwill trabaja en los Recursos Administrativos Parroquiales de la Diócesis del Sudoeste de la Florida. En ese cargo es asesora de las 77 parroquias en las diócesis sobre rodos los aspectos administrativos.

Pruebe esto: En la reunión del otoño de 2013 de Vestry University, la Diócesis Episcopal de Newark ofreció el taller “I’m On the Vestry…What You Need to Know About Your Church’s Finances.” Vital Practices de la Fundación de la Iglesia Episcopal recomienda que los miembros de la junta parroquial vean las laminillas de esta presentación, que indagan lo siguiente:
1. ¿Está familiarizado con los temas que se presentan?
2. ¿Sigue su feligresía estas prácticas y recomendaciones?
3. ¿Sabe o puede encontrar fácilmente las respuestas a las preguntas que se hagan sobre las finanzas de su feligresía?
4. ¿Tiene su feligresía ítems que activen la señal de alarma? En caso afirmativo, ¿tomará las medidas necesarias para poner los controles necesarios en esas señales de alarma?

Recursos: